Web RTC対応のWEB会議システムとは?メリットやテレビ会議との違いまとめ

企業にとって経費削減と業務効率化の妨げになりかねない会議。

特に全国、海外にも拠点を持つ企業にとっては交通費などの経費や移動に時間を取られることによる機会損失は大きなものとなります。そんな時に活用したいのがWEB会議システムです。

Web会議において、最新トレンドであるWebRTCですが、簡潔に述べると、WebRTCは、Webブラウザを介して高速なデータ通信を実現します。

この技術により、Web会議において、映像や音声のクオリティが高まるので快適な会議の環境が実現され、今後「Web会議」は、より普及していくでしょう。

そんな中、「Web会議ってどんなもの?」と聞かれたら、あなたはきちんと説明できるでしょうか。また、これから、Web会議を導入したいと思っている方は、この機会にWebRTC及び、Web会議についてしっかりと理解しておきましょう。

今回は、Web RTC対応のWEB会議システムとは?メリットやテレビ会議との違いについて解説します。

Web RTCとは?

まず、WebRTC(Web Real-Time Communication)とは、HTML5の技術の中の一つで、コンピュータやモバイルのブラウザ上で映像音声などのデータ通信を実現するもので、高速にデータの送受信ができることから、Web会議やビデオチャットなどに応用されている通信規格です。

従来のWeb会議システムでは、通信が途絶える瞬断や聞こえづらくなるハウリングなどの問題点がありましたが、WebRTCにおいてはこれらの課題といとも簡単に解決してくれます。

Web会議システムとは?

「Web会議」とは、パソコンやタブレット、スマートフォンを使用して音声・映像(ビデオ)でやり取りするコミュニケーションツールです。

ほとんどのWeb会議はデスクトップ共有といった資料共有はもちろん、チャット機能・プレゼンス確認機能などにも対応しています。

Web会議は個人のデスクや外出先・自宅からでも場所を選ばず手軽に利用できるツールなので、1対1での打ち合わせにはWeb会議、複数人での会議・打ち合わせにはテレビ会議といった参加人数や会議用途によって使い分ける企業もあります。

Web会議システムのさまざまなメリット

Web会議システムを取り入れることによってさまざまなメリットがあります。

代表的なメリットを以下解説します。

出張経費の削減

出張によって発生するコストは目に見える交通費や宿泊費だけではありません。

往復の移動時間も人件費が発生していることに加え、移動時間は本来行うべき業務ができないことからも、移動時間は大きなロスと言えます。出張が伴う会議や研修をWeb会議に置き換えることで、宿泊費や交通費などの出張経費の大幅な削減が可能です。

業務効率化

出張による移動時間が削減された移動時間を本来の業務に充てることで、生産性や業務効率を大きく向上させることが可能です。

近年、働き方改革が推進され、残業時間の削減や業務効率化が求められる今、Web会議システムは働き方改革を実現するツールとしても大きなメリットがあると言えるでしょう。

情報共有の迅速化

市場競争の激化により、企業には情報共有や意思決定の迅速化が求められています。

1ヵ所に集まって会議をする場合、参加者の移動時間も加味する必要があるためスケジュール調整が困難になりがちです。すぐに判断を下したい議案が発生した場合に、そのように日程調整をしている余裕はありません。Web会議であれば、場所を選ばずどこからでも利用することができ、必要な時にすぐに情報を共有することができ、情報共有の迅速化に役立ちます。

コミュニケーションの活性化

企業や組織の規模が大きくなればなるほど、全社の目標や達成に向けての取り組みを同じ温度感で浸透させることが難しくなります。拠点間のコミュニケーションをいかに活性化させるかということは、企業が抱える課題のひとつとなっています。

電話とメールなどでこれまで行なっていたコミュニケーションですが、Web会議ならお互いの顔を見て話をすることができるため、相手の表情や態度で理解度や納得具合を察知しやすく、会議を円滑に進めやすい点や顔を見て話すので、信頼性が増しやすいなど電話とメールよりスムーズな意思疎通が可能です。

テレビ会議とWeb会議システムの違いとは?

Web会議システムと近いものでテレビ会議システムがあります。次に両者の違いについて解説します。

テレビ会議システムとは

テレビ会議システムとは、ハードウェアを使用した会議システムです。

ハードウェアを使用しているため、専用端末や回線が必要であり、それらを設置する会議室が必要となります。映像や音声が高品質かつ安定しやすく、多人数による打ち合わせや会議に適しています。

電話と同じように、サーバーを介せず相手とダイレクトに接続するP to P (Point to Point)の接続形態を取ります。 Web会議では、サーバーが接続の管理を行い、クライアントから送信されてきた映像・音声データを必要な相手先へ振り分けて配信しています。

その際サーバーでは、映像・音声の処理は行っておらず単に配信を行っており、分割画面時は分割数に応じたストリームがサーバーとクライアント間に発生します。

Web会議システムとは

Web会議システムとは、ソフトウェアを使用する会議システムです。

インターネット環境さえあれば、パソコンやタブレット 、スマートフォンなどの端末で簡単に利用できるため、テレビ会議システムより導入・運用コストが抑えられます。また、無料のものや場所を問わず気軽にコミュニケーションが取れるため、少人数での打ち合わせや会議に適しています。

パソコンでソフトウェアコーデックを動作させ、サーバーを介して相手先端末と映像・音声データの送受信を行うシステムです。最初にサーバーへログインを行ってから接続が可能になる、クライアントサーバー型の接続形態を取っています。

Web会議システムおすすめサービス

Web会議システムはたくさんの種類がありますが、無料から使えるオススメのサービスを紹介します。

Skype

いつでも気軽に連絡し合いましょう。携帯電話や固定電話、および Skype for Business に発信できる無料のオンライン通話やメッセージ、手頃な料金の国際通話を利用して、効果的なコラボレーションを実現します。

https://www.skype.com/ja/

Zoom

場所とデバイスを問わず参加できる. Zoomミーティングがお使いのカレンダーシステムと同期され、合理化されたエンタープライズ級のビデオ会議に、デスクトップからモバイルまであらゆるデバイスから参加できるようになります。

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

appear.in

web会議ツール「appear.in」は、自分のルームURLを相手に知らせるだけですぐにweb会議を始めることができます。

https://appear.in/

Lite FreshVoice

LFV(Lite FreshVoice)はログイン不要、インストール不要のWeb会議システム。ライトフレッシュボイスで今すぐWeb会議を開催。

https://www.freshvoice.net/lite/

Googleハングアウト

ハングアウトは、写真や絵文字、グループでのビデオ通話を通じて会話を楽しめる無料のコミュニケーション ツールです。

https://hangouts.google.com/?hl=ja

まとめ

いかがでしたでしょうか?

交通費や移動時間の削減によって業務効率化を達成するWeb会議ですが、問題は実際の会議と遜色なく使えるかどうかです。

「画質が悪く資料などが読めない」「音質が悪く相手の声が聞き取れない」「操作が複雑で使いづらい上に画像が頻繁に途切れたりゴーストが入る」というのではかえって効率が悪くなってしまいます。

製品を選定する基準は、想定している利用用途や求める水準などによって大きく変わります。「ただ無料だから」といった理由ではなく、しっかりとポイントを押さえて比較検討をしましょう。