【保存版】採用管理システムとは?機能やメリット・採用管理ツールまとめ

近年、企業における採用活動は、戦略的となっている企業が増えてきており、採用管理システム(ATS)を導入する会社が増えてきています。

しかし、採用管理システムの導入を検討したいけど、具体的にどのようなサービスがあるのかわからない、各製品のサービスを比較したいと思っている方も多いのではないでしょうか。

今回は、採用管理システムとは?機能やメリット・ツールについて解説します。

採用管理システム(ATS)とは

採用管理システムは、英語でATS(Applicant Tracking System)と呼ばれ、直訳すると「応募者追跡システム」を意味します。

一般的には、これまでエクセルなどで管理していた応募から採用に至るまでの業務プロセスを、ひとつのシステム上で一元管理できるサービスを持ったシステムのことを、採用管理システムといいます。

近年、採用管理システムを導入する企業が増え続けています。その最大の理由は、企業間競争による優秀な人材獲得の重要性が高まり続けていることにあります。

採用管理システムには数多くの製品がありますが、中途・新卒・アルバイト採用など、採用の領域別にさまざまな製品が提供されており、採用管理システムと一口にいっても、システムそれぞれでその機能は大きく異なります。

採用管理システム導入した後にやりたいことができなかったという事態にならないように、自社の採用活動の課題を十分に把握した上で、各製品のサービスを比較し、自社に適した採用管理システムを導入しましょう。

最近は、初期費用を抑えられるクラウドサービスとして提供されるものが増えています。現在、日本で提供されているクラウド型採用管理システムの多くは、月額の利用料金が数万円から十数万円というサービスの価格帯のものが多くなっています。

採用管理システムを導入する4つの大きなメリット

採用活動の効率化が図れる

採用管理システムは、応募と同時に、応募者情報をシステム上で管理でき、情報入力の手間が省けます。

従来のようにエクセルやGoogleスプレッドシート上で応募者情報の管理をしていると、入力ミスや入力漏れなどのミスが発生するでしょう。採用管理システムを活用することで選考管理や面接案内などの業務について、システム上で対応できるため、人的リソースのコスト削減につながります。

また、応募者の対応をする度に状況を入力し、スケジュール管理も同時に行うため、入力忘れのリスクを減らせるなどのメリットがあります。

応募者への対応をスピーディに行える

自社サイトなどで採用活動を行う場合、自動返信メールの設定ができず、応募の度にメールを作成して対応しているケースも多いかと思われます。このような状況であると、応募に気づかず対応が遅れてしまうなどに繋がり求職者のモチベーションも下がり、結果的に採用効率も下がることになります。

採用管理システムには自動返信メールを送る機能があるため、活用することで対応を効率化することができます。これらの機能には、書類選考や面接調整など、さまざまなメール対応について、メールのテンプレートを選んで、そのまま簡単に送信できます。

応募者を一元管理できる

従来の方法であるエクセルやGoogleスプレッドシートで管理すると、入力の手間がかかります。

しかし、採用管理システムでは年齢、連絡先などの詳細な情報が一元管理できるため、その画面を開くだけで情報が把握できます。結果的に、応募者の統計的な分析がしやすく、人材と求人票がマッチしているのか、どんな人が来ていないのかをデータで判断できます。

これらの情報を活用することで、より求職者の集まる採用に繋げることができます。

応募者情報の共有がしやすくなる

応募者の情報は、個人情報だけでなく、選考の進捗や応募者の評価など共有する情報量が多く、全体像を把握するだけでも時間がかかるものです。応募者の選考に関する情報を属人化させてしまうと、選考から内定フォローまで、特定の担当者を通さなければならないことになります。

応募者自体が少ないうちは、エクセルでの管理も可能かもしれませんが、応募者が増えた際には、時間のコストが増え非効率です。採用管理システムを使えば、応募者管理でメモを入力でき、選考進捗を一目で判断できるので効率化が図れます。

これらの選考にかかわるデータを社内で共有することで、情報の属人化を防止することが可能です。

採用管理システムおすすめツール5選

ジョブカン採用管理

ジョブカン採用管理は、現場の課題を解決するとともに戦略的な採用をサポートするためのクラウドシステムです。 新卒・中途・パート・アルバイト全ての採用に対応し、 高機能と使いやすさを兼ね備えたサービスで、 採用活動の業務効率化を実現します。

https://ats.jobcan.ne.jp/

インタビューメーカー

ウェブ面接に特化したクラウド型採用管理システムのインタビューメーカーを導入すれば、オンライン面接が可能です。採用のためのコスト削減・業務の効率化が図れます。

https://interview-maker.jp/

GoQ採用管理

自社の採用サイトが誰でもカンタンに作成でき、作成した求人情報をIndeedへ自動掲載。応募者の情報から書類作成まで一括管理できる、低コストで効率の良い採用活動ができるサービス、それがごくー採用管理です。

https://goq.jobs/

HRMOS

HRMOS採用管理 は、業務をシンプルにし、日々のオペレーションからあなたを解放します。採用活動のデータを可視化・分析し、戦略的な人材獲得を実現します。

https://hrmos.co/saiyo/

talentio

無料で使える最新の採用管理システム 戦略人事のパートナーTalentio <タレンティオ> 複数エージェントからの人材紹介、複雑な採用プロセスをまとめて一元管理。 安全性が求められる選考者データの閲覧管理や手間の掛かるKPI分析もお任せ下さい。

https://www.talentio.co.jp/

まとめ

いかがでしたでしょうか?

人手不足となりつつある現在、採用業務が重要視されています。採用業務は主に応募者を募ったり、面接などの案内をしたり、忘れてはいけない重要な業務が多く、管理ツールを導入することで効率化できます。

また、効率化によって生まれた時間をじっくりと応募者を見極めるための時間に使うことができれば、入社後のミスマッチや早期退職の課題も同時に解決できるかもしれません。ぜひ、この機会に採用管理システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。