【保存版】給与計算代行のアウトソーシングのメリット・デメリットと相場まとめ

皆さんの会社では、給与計算を社内で行っていますか?それともアウトソーシングをしていますか?

企業が従業員の給与計算などを外部に委託するアウトソーシングを、給与計算代行といいます。給与計算代行は、社労士やアウトソーシング会社に委託することが一般的です。

給与計算業務を自社でやっている会社は、 アウトソーシングを検討する価値がありますが、具体的にアウトソーシングにおいてのメリットなどもきになるところです。給与計算をアウトソーシングすることで、それ以外の業務に集中できるなどのメリットがあります。

今回は、【保存版】給与計算のアウトソーシングのメリット・デメリットと相場について解説します。

給与計算とは?

給与計算とは、従業員の給与支給額を計算する業務です。

具体的には、従業員ごとに給料の総支給額、控除額、手取り額を計算し、支払をする業務になります。

給与計算の一般的な流れは、人事データや勤怠データから基本給と手当を算出し、総支給額を計算し、総支給額が決まると、税金(所得税・住民税)や社会保険料(健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料など)の金額を計算し、従業員ごとの手取り額が算出されます。

給与計算は、手取額を計算し、従業員に支払い、控除した額を税務署や社会保険事務所、その他の関係機関に支払うまでの一連の作業すべてを行う大事な業務です。また、賃金に関する情報は、賃金台帳などに記録しておく必要があります。

給与計算のアウトソーシングとは?

給与計算のアウトソーシングとはどのような業務を代行できるのでしょうか?

以下、代行できる業務について解説します。

給与計算代行

給与計算代行は、その名のとおり、給与計算を外部委託することです。

振込・納税代行

給与計算による給与振込データの作成や振込、税金の納付を代行する業務です。給与計算と賞与計算代行に追加での業務を依頼することが多いでしょう。

年末調整代行

毎年の年末から年初に限られる年末調整を外部に委託するアウトソーシング・サービスです。給与計算・賞与計算業務を依頼していない場合でも、期間限定で依頼するケースもあります。

控除申告書類の封入・送付や申告書の内容チェック、従業員からの問い合わせの対応、源泉徴収票や支払報告書、法定調書合計表などの各種必要書類の作成と提出代行などが含まれます。

住民税更新代行

毎年5月から6月に発生する住民税の更新の代行業務です。

年末調整と同様に繁忙期が限られています。さらに地方税である住民税は、市区町村とのやり取りのなかで特別徴収額通知書などの紙媒体を大量に扱う必要があります。インターネットの対応が遅れている市区町村も多く、さらに時間的なコストが掛かってしまうのです。
そのため、給与・賞与の計算は自社で行っていても、時期が限られた住民税更新だけはアウトソーシングする企業も多くあります

アウトソーシングを検討するタイミング

では、自社で行うかアウトソーシングを検討するかどのような点をポイントに決めればよいでしょうか。

以下のようなケースに当てはまる場合に、アウトソーシングを検討して良いでしょう。

・給与計算の時間を削減し、コア業務に集中したい場合

・従業員数が多く、給与計算・賞与計算が煩雑である場合
・社内に専門性を持った従業員がいない、また、育てる余裕が無い場合
・法改正等に細かく対応している人的リソースがない場合
・給与計算のために多くの人件費が発生している場合

逆に、就業規則がよく変わる場合や社員を育てたい場合などは、自社で行ったほうが良いという判断になるでしょう。

給与計算代行・アウトソーシングで、どの業務まで委託するかはその企業の考え方やコスト意識によってさまざまです。

場合によっては、給与計算代行だけでなく、タイムカードのデータ化や残業時間・有給休暇の計算などの「勤怠管理」、社会保険・労働保険の加入・脱退の手続きまでトータルで委託するケースもあるでしょう。

アウトソーシングするメリット

給与計算業務を アウトソーシングすることで、主に4つのメリットがあります。

専門のチームが対応

アウトソーシングを請け負う会社は、業務専門のチームがやっており、正確な計算ができることに加え、法令の改正にも随時対応しています。

自社給与計算をやっている場合は、法令改正など適切なタイミングで情報のキャッチアップを漏らしてしまう可能性もあります。

法令改正への対応

労務関連法規や社会保険制度などは毎年のように改定されますので、その内容を確認し、社内規程や業務フローを変更し、給与システムを修正するといった煩雑な作業が常に発生します。

給与計算代行は、こうしたプロセスも含めてすべて外部委託できます。

コスト削減

アウトソーシングにより、人件費を始めとしたコストが削減できます。

給与計算のコストには、人件費の他に、現代の給与計算に給与システムの開発・運用・保守費用なども含まれます。アウトソーシング会社では給与システムの構築から行っているところもあるため、給与システムの開発や保守費も抑えることができます。

給与計算代行することで、企業が自前の給与システムを持つ必要はなくなります。

特定の人員へ業務が集中するリスクを回避する

給与計算の担当者は、労働法規や制度に関する専門知識を持った人材であり、急な退職などに備えて、常に候補者を育成しておく必要があります。

もし仮に体調を崩すなど欠勤になったとしても、給与の支給は遅れるということは許されません。また突然の退職などがあった場合、中途採用も可能ですが、十分な専門知識・経験を持った人材がすぐに採用できる保証もありません。アウトソーシングすればそういった心配がなくなります。

コア業務に集中できる

給与計算は毎月行う定型(ルーティン)な業務です。

給与計算をアウトソーシングすることで、集中すべきコア業務に専念できます。 削減できた時間により、人事や労務管理、税務調査対策などのその他の仕事に時間を割くことができます。アウトソーシングサービスを利用した場合、人事部内の給与関連業務はその9割以上を削減することが可能です。

アウトソーシングするデメリット

次にデメリットについても解説します。

追加費用の発生

アウトソーシング会社の中には、顧客企業の就業規則に合わせたシステムにより業務を行っています。

経営が安定しており、改定の可能性が低い会社なら、デメリットは多くありませんが、例えば就業規則の改定や、制度が変われば、その都度、アウトソーシング側のシステム変更が必要になり、追加費用がかかります。

社内のノウハウが得られない

給与計算をアウトソーシングすることで、社内の担当者が実務を覚える機会がなくなるというデメリットがあります。

例えば、社内にノウハウを蓄積できれが、従業員からの問合せへの迅速な対応や新しい制度や就業規則などに素早く対応する事ができ、生産性向上など効果をあげることができます。それらを補う方法として、研修や自己啓発などでカバーする方法もあるため、やり方によっては、社内にノウハウを蓄積できるでしょう。

社外でのデータ漏えいリスク

アウトソーシング会社にもよりますが、会社によっては集計などの実作業を行なうのは契約社員やアルバイトであるケースや、アウトソーシング会社から下請けとしてアウトソースされているケースも存在します。

アウトソース先で社員のな個人情報や給料などの情報が安全に扱われるかどうか確認を行い、リスクを確認しておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

給与計算は、企業にとって信頼に関わる重大な業務であり、ルーティンな仕事でもあります。また、新しい法令にも対応しなければならないなど注意も必要です。給与計算を自社のリソースで行えないのであれば、アウトソーシングもひとつの選択肢です。

給与計算代行(アウトソーシング)のメリットとデメリットをしっかりと検討し、判断しましょう。