オンライン秘書サービスとは?サービス内容やメリット・サービス比較まとめ

皆さんは、オンライン秘書サービスをご存知ですか?

近年、経営者や個人事業主の雑務を代行する「オンライン秘書サービス」が注目されています。

会社では、資料作成やアポイントメントの調整、メルマガ作成・ウェブサイト更新のようなさまざまな会社にはルーティンワークがたくさんあります。その中には、売上に直結しないが重要であるバックオフィス業務の仕事も多くあります。

本来なら、そういった業務は、秘書やそれぞれ担当のスタッフが業務を進めることになりますが、起業したばかりでリソースが足りない会社や急成長中の会社では、「コア業務になかなか手が回らず集中できない!」という会社も多いのではないでしょうか。

そんなとき、心強い味方となってくれるのがオンライン秘書サービスです。

日本では「働き方改革」の一環として、生産性の向上やリモートワーク推進が政府の政策に盛り込まれています。これらの動きに併せ、オンライン秘書サービスは、企業の生産性の向上にも寄与するため注目を集めています。

今回は、オンライン秘書サービスとは?サービス内容やメリット・サービス比較について解説します。

オンライン秘書サービスとは

オンライン秘書サービスとは、チャットやWeb会議をとおして時間や人単位で業務を依頼するサービスです。

このオンライン秘書サービスは、オンラインアシスタント」「ビジネスアシスタント」「バーチャルアシスタント」とも呼ばれます。1990年代頃から欧米で盛んになった同様のサービス「バーチャルアシスタント」がその起源といわれています。

また、アメリカでは「International Virtual Assistants Association(IVAA)」という協会により、バーチャルアシスタントの周知を行っているなど幅広く認知され活用されています。

業務量の変動に合わせて幅広い仕事を依頼できるので、導入する企業からすると、社員やアルバイトを雇用するよりも柔軟性があるといえます。

オンライン秘書の方は、結婚や出産、介護などを機に通勤が困難になった人や、地方企業に就業していてキャリアアップを希望している人などが、在宅で勤務し連絡を取り合いながら作業にあたります。

オンライン秘書サービスに依頼できること

では、オンライン秘書サービスにはどのような業務を依頼する事ができるのでしょうか?

オンライン秘書サービスでは、一般的に「ひとつの企業に対して複数人でチームを編成して対応」することが多く、インターネットを活用し、その多くは、在宅勤務で業務を行っています。企業との窓口の専属の秘書が依頼された業務内容に応じて、チームスタッフに業務を振り分けるなどのマネジメントも行っています。

そのため、オンライン秘書サービスは、幅広い業務に対応可能です。

では、具体的に依頼することが可能な業務には以下になります。

<秘書業務>
・関係企業とのメールのやりとりの代行
・アポイントメントのスケジュール調整
・タスク管理

<経理・財務・人事>
・請求書や見積書、注文書、決算書、事業計画書の作成
・経費精算
・人材採用にかかわるセミナーや研修の手配や応募者対応

<マーケティング業務>
・SNSの運用代行
・記事の入稿代行
・レポート作成
・クラウドソーシングのディレクション

<制作>
・Webデザイン
・コーディング
・画像の加工、編集
・多言語翻訳

オンライン秘書サービスは、各社さまざまなものが出ており、それぞれ依頼できる業務も異なるので、対応業務についてはそれぞれのHPなどで詳細を確認しましょう。

利用するメリット・デメリット

オンライン秘書サービスを利用するにはメリットだけではなく、もちろんデメリットも存在します。

自社にとってサービスを利用することでトラブルが発生してしまわないか、考えて運用する必要があるでしょう。

メリット

自社でできない専門的な幅広い業務を依頼できる
アウトソーシングによりコア業務に集中できる
業務量に応じた人件費の調整が可能になる

定期的に発生する業務ではない場合、その為に、社員やアルバイトを雇用するまで至らないことがあります。

オンライン秘書サービスなら、リソースが必要な時期に契約することができるため柔軟性をもって業務に対応する事ができます。また、売上に直結しない、バックオフィス業務などはオンライン秘書に任せることで、コア業務に集中できるでしょう。

オンライン秘書と似たサービスとして、クラウドソーシングがあります。クラウドソーシングとの違いは、クラウドソーシングは特定案件に特化していますが、オンライン秘書サービスの場合は、時幅広い業務をフレキシブルに依頼することができます。

中でも、スケジュール調整やメールの返信のような クラウドワーカーには任せにくい業務も依頼しやすいのがメリットといえます。

デメリット

オンラインで対応できない業務は依頼できない
事前に対応するスタッフのスキルが判断できない

紙の書類や領収書の整理など、オンラインだけでは済ませられない業務は、当然依頼できません。しかし、オンライン秘書サービスの中には、スタッフが実際にオフィスへ来訪してオフライン業務をこなすサービスを提供している会社もあります。

サービスを提供している会社では、一定のスキルを持つ人材を採用していますが、面接や面談をして採用するわけではないので、担当スタッフのスキルが不明なままスタートすることになります。また、担当するスタッフとの相性の問題もあるでしょう。

オンライン秘書サービスを提供する会社の中には、事前に担当するスタッフの情報をもらえる場合もあります。

おすすめのオンライン秘書サービス5選

オンライン秘書サービスは、さまざまな会社から提供されていますが、今回はその中からいくつかのサービスを紹介します。

CasterBiz

https://cast-er.com/

箱のそとに、優秀なオンラインアシスタント。 お問い合わせ. 優秀なアシスタントが忙しいあなたをサポートします。 日常雑務から専門分野までの幅広い業務を、 いつものコミュケーションツールから素早く対応します。

ビズアシスタント オンライン

https://crowdworks.jp/online_assistant_request

クラウドソーシングサービス大手のクラウドワークスが運営しているオンライン秘書サービスです。クラウドワークスでも一定の評価を持ち、かつビズアシスタントオンライン事務局側による面接を通過した方に対して業務を依頼できます。

ビズアシ

https://bizasst.co.jp/service/client/

より多くの企業と個人が、より多くの働く選択肢を持ち、つながることができる。そんな世界を。

HELP YOU

https://help-you.me/

オンラインアシスタント/オンライン秘書サービス「HELP YOU」を利用してコア業務に集中しませんか?HELP YOUは日本最大級の実績を元に優秀なオンラインアシスタントがあなたの業務サポートします。

Asqme

https://asqme.jp/

Asqmeは高品質かつ低価格なオンライン秘書サービス。お客様の秘書として、多種多様な仕事をオンラインで実施します。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

オンライン秘書サービスを利用することで「コア業務への集中」が可能になります。

ベンチャー企業やスタートアップなどやリソースの足りない中小企業にはぴったりのサービスですね。オンライン秘書サービスを選ぶ際は、メリットとデメリットをしっかり把握して、資格や過去の実績などを参考にしながら、自分の依頼したい業務や価格感に合わせて選択するようにしましょう。