【保存版】記帳代行とは?アウトソーシングにおけるメリット・デメリットまとめ

会社の経理業務をアウトソーシングで請負ってくれる「経理代行サービス」。

さまざまなものがありますが、どのサービスを利用するかという以前に、経理業務を外部の会社に任せるメリットやデメリットを知っておきたい、と考える経営者の方もいるのではないでしょうか。

そこで、今回は、【保存版】記帳代行とは?アウトソーシングにおけるメリット・デメリットについて解説します。

記帳代行とは?

まず、記帳代行はどのような業務を指すのでしょうか。

記帳代行とは、帳簿作成業務を代行するサービスです。

記帳がされていないと、税務調査が入った際などに透明性を担保することができないなどの支障が出てきたことから、、平成26年1月の税法の改正によって、すべての白色申告者にも記帳や記帳の保存が義務付けられました。

一般的には、事業を行う中で領収書や会計ソフトへの入力作業といったことが日々発生します。自分の会社でこれらの経理事務を担当する方がいない場合や、忙しくて困難になってしまった場合などに代行を利用することも有効です。

これらの業務は、税理士や会計事務所が担当するケースが多いですが、記帳代行サービスを主な業務としている会社も存在します。料金やサービスの質を比較検討して自分の会社に合った記帳代行を探すと良いでしょう。

記帳代行サービスの種類

記帳代行サービスには、主に次のようなサービスがあります。

記帳代行業者

記帳代行業者とは、一般の企業や個人事業者の会計記帳を請け負う会社のことです。

その会社さんの預金通帳や請求書・領収書などを預り、それらの取引内容を会計ソフトに入力して会計帳簿・試算表、決算書まで作成します。

記帳代行業者に依頼する場合の契約の多くは1カ月契約なので、会社の方針に合わないと感じた場合は、違う業者へ変更することが可能です。また、顧問税理士に記帳を依頼している場合は、決算申告を含めた契約になっている場合があるので、確認しましょう。

クラウド会計ソフト

クラウド会計ソフトとは、インターネットを使用できる環境があれば、いつでも、どこでも会計処理を行うことができる、会計システムのことを指します。パソコンにインストールする必要がありません。

月額制や年額制で購入した後は、無料でバージョンアップをすることができます。

記帳代行のメリット・デメリット

記帳代行サービスを依頼することで以下のようなメリットがあります。

メリット

作業の手間が省ける

コストダウンができる

作業が迅速かつ正確

税務申告もしてくれるケースも

簡単に業者を変更できる

伝票の記入や入金や出金などといった各種伝票作成から記帳までの業務負担が大幅に減少しコア業務に専念する時間を作ることができます。

記帳代行の担当者は主に、経理担当者ですが、経理担当者を雇う余裕がない場合や不在になってしまった場合に記帳代行サービスを利用すると、新たに雇う必要がないため、コストを削減につながります。ある日突然、経理担当者が退職し、社内に経理を担当できる人がいないという状況にも対応できるでしょう。

また、記帳代行サービスの会社や税理士事務所には経験豊富な人材が結集しているので、初めて記帳をするよりも、はるかに迅速かつ正確に対応してもらえるため、税務調査対策にもなるでしょう。実務経験豊富な経理のプロが迅速かつ正確に経理業務を行ってくれる為、ミスなどの心配もありません。

税理士資格を持っている記帳代行サービスは税務申告や年末調整まで担当してくれる場合もあります。

記帳代行サービス業者との契約は一般的に1カ月契約なので、自分の会社と合わないと感じた場合、別の業者に切り替えることが可能です。しかも、記帳代行サービスと提携している税理士であれば、別の税理士に変更してもらうことも容易になります。

デメリット

会社の重要情報が流出してしまうリスクがある
自社で経理担当者を育成する場合に不便が生じる

経理代行サービスを利用する場合、領収書などの社内の重要な情報を外部の経理代行業者へ渡すことになります。万全の体制を整えているかと思いますが、万が一、預けた証ひょうの紛失などが起こってしまった場合、思わぬところに社内の重要情報が流出してしまうリスクがありますので、情報管理には十分に注意しましょう。

また、自社で新たに経理担当者を雇用することがある場合は、業者で担当者の教育を行ってくれる訳ではありませんので、自社で教育をしたい場合は、デメリットといえるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

このように記帳代行サービスを活用する上で、メリット・デメリットもを検討した上で、自社にとって最も適した記帳方法を選択しましょう。

自社の財務状況を社内で分析し、それを共有していくことを考えた場合、記帳代行でアウトソーシングするよりも、社内においてクラウド会計ソフト等の活用を行うほうががよりメリットが大きいでしょう。

また、記帳代行サービスを利用するうえでは、情報漏洩にも細心の注意を払いましょう