【保存版】青色申告に必要な帳簿は何を準備すればいい?青色申告で必要となる帳簿まとめ

確定申告の書類作成に欠かせないのが、日々の取引きを記録した帳簿です。

では、青色申告を行うためには、どんな帳簿や書類を準備しておけばよいのでしょうか。

青色申告の記帳は、年末に貸借対照表と損益計算書を作成することができるような正規の簿記によることが原則ですが、「現金出納帳」、「売掛帳」、「買掛帳」、「経費帳」、「固定資産台帳」のような帳簿を備え付けて簡易な記帳をするだけでもよいことになっています。

そこで、上記、帳簿の概要について説明していきます。

青色申告特別控除額と帳簿の関係は?

青色申告では、青色申告特別控除といって、青色申告者だけに認められる特別な控除があり、帳簿をつけることによって、10万円または65万円を所得から差し引くことが可能です。

この10万円と65万円の差の理由は、以下、求められる記帳方法の違いがあります。

・簡易簿記
簡易簿記とは、簡略化した簿記です。現金出納帳なら、現金が増減する度に、その要因と金額を記録していく形になります。簿記は「発生主義」といい、現金の有無に関係なく取引きがあった時点で記帳するのが原則です。簡易簿記では「現金主義」といって、現金の動きがあった時点での記帳をすることが認められています。

 

・複式簿記
複式簿記とは、1つの取引きを2つの要素に分解して、仕分けと呼ばれる手法で取引きを複数の科目で記録する方式です。簡易簿記に比べると処理が手間ですが、複雑な取引きを記録でき、「損益計算書」と「貸借対照表」を作成できるというメリットがあります。

65万円の青色申告特別控除では正規の簿記の原則に従った記録、つまり「複式簿記」での記帳が求められるのに対して、10万円の青色申告特別控除では「簡易簿記」が認められています。このような違いから、求める控除額によって作成・保存するべき帳簿の種類も変わります。

帳簿の中でも最も重要なものが「仕訳帳」と「総勘定元帳」です。これらは複式簿記で必ず作成しなければならない帳簿であり、一般的に「主要簿」と呼ばれます。

仕訳帳 総勘定元帳
全ての取引を、日付順にまとめた帳簿。
勘定科目の種類に関係なく、1月1日から12月31日まで、単純に日付順で取引が並んでいる
全ての取引を、勘定科目ごとにまとめた帳簿。 勘定科目ごとに取引を記録する「元帳」を、1つにまとめたものを「総勘定元帳」と呼ぶ

青色申告で65万円控除を受けるためには主要簿の作成が必要です。

また、65万円の青色申告特別控除を受けるには、法定期限内(原則、申告年の3月15日)に提出すること、事業所得もしくは事業的規模の不動産所得があることが条件となります。

以下、10万円の青色申告特別控除を受けるために必要な帳簿について解説します。

10万円の青色申告特別控除を受けるために必要な帳簿

現金出納帳

現金出納帳は、日々の現金の動き(収入、支払)を記入して、現金の管理を行うもので、複式簿記で青色申告する際に必ず必要になってくる帳簿のひとつです。

現金出納帳には、①現金の入金や支払があった「日付」、②該当する費用の名称である「科目(勘定科目)」、③入金、支払の相手先や内容などを記入する「適用」、④入金した「収入金額」⑤出勤した「支払金額」⑥「差引残高」などを記載します。

売掛帳

売掛帳は売掛金を取引先ごとに記録する帳簿のことで、確定申告で作成が義務づけられています。

売掛金は商品などを販売して売上が上がっていますが、まだ受け取っていない金額をいいます。売掛帳は売掛金の残高を取引先別に記帳していきますので、売上代金を確実に回収するのに役立ちます。

売掛帳に記帳する(売掛金を計上する)タイミングですが、売上が上がった時、つまり取引先に請求書を発行した時や物が売れた時、報酬が確定した時などです。(請求書を発行しないタイプの売上は取引先の〆日にあわせて売上高を計上します)また、売上を計上するタイミングは一度ルールを決めたら変更しないようにしましょう。売掛帳には、①売上が上がった日や入金があった「日付」、②売上内容等記入する「摘要」、③売上金額を記入する「借方」、③入金額の「借方」、④「残高」などを記載します。

買掛帳

買掛とは商品や原材料を仕入れて、支払いが後日というよう状態をいいます。

買掛帳はその債務残高と支払い状況を管理する帳簿です。買掛金と未払金の違いですが、買掛金は自社で販売する目的の為に仕入した商品に対して使われます。未払金はそれ以外の経費に対してつかわれる勘定科目です。

買掛帳には、①商品など仕入した日付や支払った「日付」、②仕入内容等記入する「摘要」、③支払金額を記入する「借方」、④仕入額を記入する「貸方」、⑤「残高」などを記載します。

経費帳

経費帳とは、販売目的で購入した商品代金(仕入)以外の必要経費を勘定科目ごとに記録した帳簿のことです。

必要経費とは、打合せに向かうためのタクシー代や取引先を接待するための飲食代など、所得を得るために使った費用と考えたらいいでしょう。経費帳は下図のように勘定科目ごとに、①年月日、②摘要、③金額(現金、その他)などを記載します。

固定資産台帳

固定資産台帳は、固定資産を保有している事業主が備える必要がある帳簿のことです。ここでいう「固定資産」とは主に、10万円以上で購入し、長期にわたって事業に使用する資産のことをいいます。固定資産台帳は、青色申告の減価償却費の計算表に対応できるように、次のような内容を記載するとよいです。

①「資産番号」、②「資産名称」、③建物、建物附属設備、機械装置、車両運搬具、工具・器具・備品、土地などの「資産区分」、④固定資産を購入した「取得年月日」、⑤「購入先」、⑥「取得価格」、⑦同一資産として扱っている固定資産の「数量又は面積」⑧管理する部署や、設置場所などの「所属、場所」、⑨定額か定率の「償却方法」⑩固定資産の使用できる期間として法的に定められている「耐用年数」、⑪固定資産を除却した日の「廃棄年月日」⑫「期首簿価」、⑬「期末簿価」、⑭資産の取得時の年月に応じて定められた方法で計算した金額を入れる「償却の基礎になる金額」、⑮「償却率」、⑯「償却期間」などを記載します。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

青色申告するためには、予め帳簿や書類を準備し、それに基づいて「青色申告決算書」を作成することになりますが、その他必要なものとして毎日の取引を仕訳し、日付順に記録する「仕訳帳」があります。

仕訳帳を整備しておけば、ほとんどの帳簿がこの仕訳帳をもとに作成できます。その他、棚卸資産台帳、領収証、小切手控、預金通帳、借用証、請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など保存しておく必要があります。